Raad van Bestuur op 19.02.2013

Aanwezig: Romain, Iris, Etienne, Herman, Julien, Rudy, Monique, Veronique, Nicolas, Freya, Peter, Geert en

Sebastian

Verontschuldigd : Jean, Walter, Lena

Agenda

· Romain opent de vergadering en heet iedereen welkom

· Verslag vorige vergadering van 11.12.12: opmerking ivm het reglement sportjuwelen: momenteel

niets veranderen.

· Er waren 5 kandidaten voor de Gouden merel Sportverdienste waarvan 2 betrekking hebben op

sportprestaties. Blijkbaar is voor velen het verschil nog niet duidelijk. Misschien best nog een keer

uitleggen op de A.V en eventueel kijken voor een andere benaming. Worden genomineerd:

Patrick Bruneel, Lisette Devooght en WTC De Putters.

· Juryzitting is op 10 maart om 8.30 u ontbijt, om 9u juryzitting.

· Voor de viering van 35 jaar Sportraad is er op 23.02 een etentje in het Bloemenhuisje

· Nieuwe Raad van Bestuur vanaf mei 2013: brainstormen over de toekomst tijdens een extra

vergadering voor de geïnteresseerden.

· Aanpassing funkampen/kinderopvang: er kan nu ook dag per dag ingeschreven worden. Er is

een extra aanbod in Ruddervoorde

Adviezen

geen

Varia en opvolgingen

· Rubriek voor de Merel; sportclub in de kijker maart 2013: Judoclub

· Het verslag van de vorige AV is nog niet opgemaakt: Peter zorgt daar voor. Lijst aanwezigheden: ok.

· Data voor de komende organisaties worden overlopen. De activiteitenkalender vrijetijd wordt

uitgedeeld. Etienne vraagt om voor het petanquetornooi in september af te spreken met OKRA.

· De inlichtingsformulieren voor de Gemeentesubsidies werden verstuurd. Uiterste datum is dit jaar 10 maart

· De nodige adreswijzigingen zijn doorgevoerd op de website van de Sportraad

· Het kasverslag van 2012 werd goedgekeurd

· Het IGOS-jaarprogramma wordt overlopen

· Op 19 maart is er de vormingsavond “sportclubs in de toekomst: 10 tips” Inschrijven kan nog

steeds bij vrijetijd@oostkamp.be

· VTS cursussen: aspirant-initiator Judo in De Valkaart, Aspirant-initiator zwemmen in Interbad

(maart) en initaitor zwemmen in de Valkaart (april-sept).

· Vorming ivm sportvoeding ifv de prestatie op 18 maart in Jabbeke.

· Er is een nieuw boek van F. Bulcaen: zal aangekocht worden voor de leden

· Ook van L. Vandaele verscheen er een boek.

· De oproep voor toetreden tot de adviesraden kende geen succes.

· De kleedkamers voor SKD Hertsberge zitten op schema. Er wordt werk gemaakt van de herstelling

van de lekkende daken in Riderfort en De Valkaart

· Etienne v raagt naar de isolatie van de boulodrome: hoog kostenplaatje, wordt niet geïsoleerd.

· Op 13 juli gaan een marathon en halve triatlon door in Oostkamp

· Op 20 en 21 maart gaat het ISB congres door in Antwerpen

· De BTW vrijstelling voor sportclubs wordt aangepast (plafond verhoogd) . Nog wachten op een

nieuw KB

· Monique stapt over naar de Ouderenraad in september en zal vervangen worden door haar

Voorzitter

· Iris stelt voor een logo te maken voor de trofee voor Sportverdienste

· Er moet een datum vastgelegd worden voor de werkgroep toelagen.

· Wie kan meewerken aan de Fietsweek voor scholen?

· Er dienen nog een aantal aanpassingen te gebeuren aan de atletiekinfrastructuur;

Voorzitter sluit de vergadering af en nodigt iedereen uit voor volgende vergadering

Verslag Raad van Bestuur op 12.03.2013

Aanwezig: Nicolas, Julien, Romain, Etienne, Kathy, Geert, Sebastian en Peter

Verontschuldigd : Herman, Freya, Rudy, Lena, Jean, Iris, Walter, Monique en Veronique

Agenda

 Romain opent de vergadering en heet iedereen welkom

 Verslag vorige vergadering van 19.02.2013: geen opmerkingen

 Het programma van de Gouden Merel Sportverdienste was heel goed maar er was heel weinig belangstelling. Best een werkgroep oprichten om dit in de toekomst te verbeteren.

 Algemene Vergadering Sportraad van 14 mei: de agenda wordt op voorhand meegestuurd.

 Uitnodigingen voor de A.V. worden verstuurd naar voorzitters, secretarissen en de 2 afgevaardigden. Indien niet aanwezig heeft betrokken club geen stemrecht om een nieuwe vertegenwoordiger voor hun sectie aan te duiden

Adviezen

 Sebastian overloopt het voorstel voor de nieuwe samenstelling van de Sportraad en geeft extra uitleg waar nodig

 Ook het voorstel voor wijziging van de statuten van de Sportraad wordt besproken. Geert zal de aanpassingen nog eens doorsturen naar de leden ter controle en voor bijkomende opmerkingen.

 Jaarlijks advies voor de jaarplanning gebruik accommodaties en buitenvelden zal gebeuren op de vergadering van 23.04.13

 Werkgroep betoelaging komt samen op 16.04 om 09.00 uur

Varia en opvolgingen

De inlichtingsformulieren voor de subsidies dienden binnen te zijn op 10 maart. Er ontbreken nog een paar formulieren

 Er is nog mogelijkheid tot inschrijven voor de vorming "Sportclub in de toekomst – 10 tips" van 19 maart.

 Vaart Loopcriterium: er was al een samenkomst met Damme een tweetal weken geleden.

 Wielertrofee: werd uitgebreid met twee ritten van WTC De Putters. Er zijn nu 6 ritten op een weekdag. Totaal nu 14 ritten waarvan 8 te rijden voor het toegangsticket Superprestige

 Dak de Valkaart: voorlopige herstelling is gebeurd.

 Voetbalterrein Waardamme: werken starten half april, dit terrein verdwijnt dus.

 Werken voor de kleedkamers SK Dennenheem gaan van start.

Voorzitter sluit de vergadering af en nodigt iedereen uit voor volgende vergadering op 23.04.2013 om 20u in De Wieke

Ter verduidelijking nog even de data van de volgende vergaderingen:

16 april Werkgroep betoelaging

23 april Raad van Bestuur

7 mei Geen vergadering

14 mei Algemene Vergadering

11 juni Eerste vergadering nieuwe raad van bestuur

Verslag van de vergadering Raad van Bestuur op 23/04/2013

Aanwezig: Romain, Etienne, Monique, Herman, Peter, Ellen, Julien, Lena, Walter, Freya, Rudy, Kathy, Stijn, Geert en

Schepen Sebastian.

Verontschuldigd: Nicolas en Jean,

1. Welkom

Voorzitter heet iedereen welkom

Verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd.

De Funkampen zijn heel vlot verlopen

Vanaf april 2013 komt er een nieuwe Merel, de Kleine Merel vervalt. We moeten ons ook afvragen of dit niet

wat geforceerde promotie is omdat er ondertussen prachtige promotiemogelijkheden zijn via het

verenigingenluik gekoppeld aan de nieuwe gemeentelijke website, met een link naar de UITkalender.

De Sportclub in de kijker blijft bestaan. Clubs zelf hun info laten leveren die later door de Sportdienst ingelast zal

worden; zonder specifieke timing (maw wanneer er in De Merel kansen zijn).

Romain geeft uitleg bij de AV van 14 mei in de Wara; Er is een 2/3 meerderheid nodig voor goedkeuring.

Hiervoor is het beter dat verontschuldigden volmacht kunnen geven. Voorzitters, secretarissen en de twee

afgevaardigden worden aangeschreven.

25 Jaar Straatvoetbal: iets speciaals doen voor de kinderen ipv traditionele gadgets. Spelers en arbiter uit 1ste

klasse uitnodigen, luchtballonvaart, foto’s van W-Vl voetbalclubs in eerste nationale laten ondertekenen en

aan de kids bezorgen, … ? Te bespreken met (werk)groepje.

2. Adviezen

Geert geeft uitleg over het reglement voor het gebruik van de fuifzaal en de polyvalente zaal in OostCampus:

positief advies.

Schepen bespreekt de nieuwe statuten en het Huishoudelijk reglement van de Sportraad: positief advies.

Geert overloopt de cijfers voor de betoelaging. Volgend jaar nog kordater optreden bij laattijdige dossiers:

positief advies.

Vorming najaar 2013: er wordt gekozen voor “fondsenwerving en sponsoring”.

Aanvraag ondersteuning Jarno Stappers: negatief advies, dit kan een precedent scheppen.

Jaarlijks advies voor de jaarplanning gebruik sportaccommodaties en buitenvelden: geen opmerkingen.

Jaarlijks advies Sport voor allen decreet: positief advies voor het jaarverslag 2012 met bijlagen.

3. Varia en opvolgingen

Het boekje “Sport is de speelgoedafdeling van het leven” van F. Bulcaen wordt uitgedeeld

De brochure “De sportclub van de toekomst” wordt aan de leden bezorgd

2/2

4. Rondvraag en mededelingen

Voor de fietsactie van 3 mei zoeken we nog medewerkers; te bevestigen per mail bij Stefanie

Op 24 april gaat het IGOS Sportradenoverleg door in Torhout. Geïnteresserden kunnen zich nog melden

De Schepen geeft een stand van zaken van de lopende dossiers.

Kathy meldt een gevaarlijke situatie aan het terrein van SK Dennenheem: gebroken plexiglas!

Er zijn weinig kandidaten voor de sportjuwelen. Misschien toch nog een extra mail doen naar de clubs?

Stemmen per brief toch behouden.

 

Verslag raad van bestuur Sportraad Oostkamp 11 juni 2013

Aanwezig en verontschuldigd (V):

Romain, Etienne P., Monique, Rudy, Kathy, Herman, Serge, Dieter, Marc, Etienne D, Carl, Geert en Schepen

Sebastian Vande Ginste, Veronique (V), Ellen (V), Lena (V).

Welkom

Romain Hallaert opent de vergadering, verwelkomt iedereen en gaat meteen over naar het volgende

agendapunt omdat er nog een voorzitter moet verkozen worden die de vergadering verder moet leiden.

Samenstelling raad van bestuur en verkiezing voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester van de

Sportraad Oostkamp.

o Met unanimiteit van de stemmen wordt Romain Hallaert verkozen tot voorzitter en Etienne Poupaert

tot ondervoorzitter.

o De functies van secretaris en penningmeester zijn voorlopig nog niet ingevuld.

o De voorzitter roept alle leden van de raad van bestuur op om te kijken of er voor hun sectie een man

en een vrouw kunnen gemotiveerd worden om lid te worden van de raad van bestuur. Twee

personen van dezelfde club kunnen 1 sectie vertegenwoordigen, maar de voorkeur gaat uiteraard

naar personen van verschillende clubs omwille van de diversiteit.

De aanwezigen vullen hun contactgegevens aan op het schema.

Verslag vergadering 23 april 2013

Geen opmerkingen.

Afgevaardigde aanduiden jeugd-, ouderen- en cultuurraad en raad voor personen met een handicap

o raad voor personen met een handicap: Katie Degraeve;

o cultuurraad: Etienne Poupaert;

o ouderenraad: Etienne Derycker;

o jeugdraad: Dieter De Crop.

Vanuit de cultuurraad komt Martin Vlaeminck naar de sportraad.

Vanuit de raad voor personen met een handicap komt Frank Lecluyse naar de sportraad (blind; vraagt

vervoer vanuit de Poelstraat 46, 8020 Oostkamp).

= afgevaardigden in onze algemene vergadering sportraad.

Werkgroepen samenstellen

Schepen Vande Ginste geeft uitleg op basis van de nieuwe werkingsstructuur van de sportraad. Iedereen kan

op eenvoudig verzoek bij een werkgroep aansluiten en mag thema’s aanbrengen. We mikken niet enkel op

bestuursleden van sportclubs maar ook op trainers, (jeugd)leden, sportminded ouders en personen die vanuit

hun expertise of werkveld de link naar de sport willen leggen (bijvoorbeeld mensen die werken met personen

met een handicap en zoeken naar samenwerking richting sport en bewegen, mensen actief in een

seniorenvereniging die meer willen sporten, firma’s die willen werken rond bewegen en sport, …).

De volgende werkgroepen worden door de raad van bestuur samengesteld:

o werkgroep jeugd en scholen:

- evaluatie en bijsturen lopende activiteiten: fietsactie, straatvoetbal, IGOS minivoetbaltornooi,

zwemmarathon, ...;

- voorbereiden kernoverleg met de Stichting Vlaamse Schoolsport;

- toelage schoolsport;

- ruime sportpromotie naar de jeugd (vb. poolbiljart promoten ?);

o werkgroep toelagen, dringend ! (flyer voor oproep in bijlage):

- evaluatie toelagereglementen;

- innovatiever omgaan met toelagen, meer gerichte impulsen geven;

o werkgroep senioren, dringend ! :

- evaluatie en bijsturen lopende activiteiten: in de mix/seniorensportdag;

- afstemmen vraag en aanbod;

- meer seniorensport overdag ?;

o werkgroep gebruikers sportinfrastructuur:

- behoeften en aanbod in kaart brengen en oplossingen onderzoeken;

- nastreven hogere bezettingsgraad van de sportinfrastructuur overdag.

De dienst Sport zorgt voor een oproep in De Merel en de website van de gemeente.

Iedereen van de raad van bestuur Sportraad zoekt minstens 2 personen met interesse voor een werkgroep.

25 jaar straatvoetbal

Romain schetst de evolutie van het straatvoetbal dat 25 jaar geleden is ontstaan vanuit de sportraad.

Volgende vragen komen uit de groep:

o waarom de activiteit niet opengesteld wordt naar ploegjes uit de wijken en voor iedereen die wil? Dit

werd in het verleden reeds geprobeerd en was geen succes;

o waarom enkel voetbal en geen basketbal (vb 3 on 3), volleybal, … ? Dit werd vroeger reeds

geprobeerd in het kader van de ruimere actie “Buurtbal”, maar was in Oostkamp geen succes.

De volgende data en locaties worden voorgesteld voor 2013: Moerbrugge 15.09.2013 , Hertsberge 22.09.2013

,Ruddervoorde 29.09.2013 , Oostkamp 06.10.2013. Ondertussen besliste het College van Burgemeester en

Schepenen op 17 juni om Ruddervoorde en Hertsberge van datum te wisselen omdat reeds jaren

georganiseerd wordt op de datum van de kermis in Ruddevoorde; Dus Ruddervoorde komt op 22.09 en

Hertsberge op 29.09. Op 6 oktober wordt het een ruimere happening waarbij alle ploegen aan bod komen

en waar diverse nevenactiviteiten voorzien zijn.

Wie wenst mee te helpen op één van de data straatvoetbal kan dit nog steeds, we zoeken nog helpende

handen.

Oproep aan sportclubs voor samenwerking in het kader van de funkampen (doelstelling 11.4.2)

Herman wil kijken of er kan samengewerkt worden om te mountainbiken. Geert vraagt aan Tiffany

(sportanimatrice dienst Sport) om contact op te nemen met Herman.

Volgende vergaderingen :

o dinsdag 10.09.2013:

- 18.30 uur sectie 1en 2;

- 19.30 uur raad van bestuur;

- 20.30 uur werkgroep toelagen.

o dinsdag 19.11.2013:

- 18.30 uur sectie 3;

- 19.30 uur raad van bestuur;

- 20.30 uur werkgroep ?.

Adviezen geen

Varia

o De ambitienota die de ‘vorige’ Sportraad opmaakte wordt uitgedeeld , de goedgekeurde statuten

en structuur Sportraad worden op de volgende vergadering bezorgd (na definitieve goedkeuring van

de gemeenteraad);

o Rudy meldt dat er op woensdag vaak lawaai is in de buurt van de matsportenzaal tussen 17 en 18

uur. Op zaterdag eveneens van 17 tot 18 uur. Dit zal gemeld worden aan de toezichters.

Rondvraag en mededeling

o Igos- vormingsavond “ethiek in de sport” voor jeugdsportbegeleiders 12.06.2013: afgelast door

lesgever;

o Sportkriebels te Jabbeke 04.07.2013: prachtig avontuurluik sportevenement voor de jongeren vanaf 8

jaar;

o Week van de sportclub 7 – 15 september 2013: nog maar 1 sportclub neemt deel;

o Petanquetornooi De Valkaart 19.09.2013;

o IGOS Outdoor voetbaltornooi Oostkamp 18.09.2013 (gericht naar de scholen);

o IGOS Wandeltocht voor senioren Zedelgem 21.10.2013;

o Superprestige Ruddervoorde Baliebrugge 27.10.2013;

o Marktsport Brugge op dinsdag 29.10.2013;

o Sportdag 55+ dinsdag 12.11.2013 (dit in een nieuwe datum; de week voor de ouderenweek)

o Etienne P.:

- tenten straatvoetbal: reeds meer dan een jaar geleden werd de maat genomen om nieuwe

bakken te maken, dringend actie aub;

- boulodroom: graag een sleutel van het verwarmingskastje voor de verantwoordelijken zodat dit

kan bijgeregeld worden;

- kunnen gratis kaarten voozien worden voor de sportraadleden ? Hiervoor neemt de sportraad best

contact op met de organisator;

- verslag algemene vergadering ?

o Rudy vraagt na wat de beleidsprioriteiten zijn inzake sport. Dit zal opgenomen worden in het

meerjarenplan in het kader van de beheers- en beleidscyclus (BBC) en wordt voor advies voorgelegd

aan de Sportraad.

o Houden we de vergaeringen in de toekomst nog op dinsdag ?

o Schepen Vande Ginste; stand van zaken:

- Masterplan Riderfort: is vooral een cultureel dossier, maar voor de sport worden er kleedkamer

extra voorzien, de cafetaria wordt vernieuwd en boven komt een matsportenzaal (polyvalent);

- Dennenheem Hertsberge: eind oktober komen er extra kleedkamers bij voor SKD Hertsberge en de

krachtbalclub Hertsberge;

- het herstel van de platte daken van De Valkaart is lopende; er werden al verschillende

herstellingen uitgevoerd.

Verslag raad van bestuur Sportraad Oostkamp 10 September 2013

Aanwezig en verontschuldigd (V):

Romain, Etienne P., Etienne D., Monique (V), Rudy (V), Kathy, Herman, Serge (V), Dieter, Marc (V), Veronique,

Ellen (V), Lena (V), Stefanie, Geert, Schepen Sebastian, Carl.

A. AGENDA

A.1. Kandidaten secretaris en penningmeester.

Na rondvraag door de voorzitter meldt Carl zich als kandidaat secretaris. Behoudens er zich nog iemand van

de verontschuldigden kandidaat zou stellen, wordt Carl Desaever als secretaris aangesteld. Stefanie

overhandigt met plezier papier en balpen voor de opmaak van dit verslag .

Er blijft nog de functie van penningmeester, ook hiervoor wordt nog even warm opgeroepen – ook bij de

verontschuldigden. Kandidatuur mag via Romain of sportdienst.

A.2. Verslag vorige vergadering (11 juni 2013)

Geen opmerkingen.

A.3. Kort verslag sectie 1 en 2 (amateurvoetbal)

Voorafgaand aan deze vergadering was er een sectievergadering voor 1 en 2

Werden o.a. besproken:

Subsidiereglement: aandacht voor het belang op de subsidies van de vorming van trainers en het bezorgen

van de bewijzen van de gevolgde vormingssessies.

Informatie over (het verschil tussen) de ‘Gouden Merel’ en het ‘Sportjuweel’. Aandachtspuntje is de oproep

tot kandidaten; er moet voldoend reclame gemaakt worden opdat de clubs, individuen, kennissen, … zich of

iemand kandidaat zouden stellen. Er wordt onderzocht om de aankondiging tot kandidatuur ook via

Facebook te verspreiden.

Voor het melden en laten oplossen wordt gevraagd naar een directe contactpersoon per type probleem.

Op die manier zouden de clubs direct (en snel) terecht kunnen bij dejuiste persoon voor het oplossen van hun

probleem. Anderzijds is het logischer dat elke melding gebeurt via de sportdienst, die op zijn beurt de

betrokken gemeentedienst vraagt voor een tussenkomst. In principe wordt momenteel deze werkwijze

gevolgd, maar blijkt er een probleem bij het effectief tussenkomen.

A.4. 25 jaar straatvoetbal

De eerste toernooitjes starten op 15 september.

Op 6 oktober is er de feesteditie “25 jaar straatvoetbal” op het Sint-Pietersplein. Aanvang 9u. Einde omstreeks

21 u. Er wordt nog opgeroepen tot ‘een helpende hand’ – mag ook van buiten de sportraad zijn!

Kandidaat helpers melden zich dringend bij Stefanie (stefanie.schauwvliege@oostkamp.be) .

A.5 Werkgroepen

Momenteel is het gepland om 4 werkgroepen op te starten. Ter herhaling: iedereen kan lid worden van een

werkgroep, enige voorwaarde is ‘enige interesse’ hebben in sportbeoefening (en de inhoud van de

werkgroep).

Aansluitend aan deze vergadering van de rvb start de werkgroep ‘Toelagen’

De werkgroep ‘Sport na 55’ start op 19 november (20u30). Informatie en oproep tot deelnemers wordt o.a.

nog gegeven op de sportdag voor senioren, de petanque, …

De werkgroepen ‘Jeugd en Scholen’ en ‘Gebruikers sportinfrastructuur’ volgen

B. ADVIEZEN

B.1. Nieuw logo sportraad.

Er wordt gevraagd naar reactie op het nieuwe logo als bovenaan op de uitnodiging. Dit logo volgt de

opmaak van de verschillende diensten binnen ‘het bedrijf’ Oostkamp, waarbij de bovenste halve cirkel,

samen met de naam van de dienst een kleur krijgt. Er bestaat ook een ‘zwart-wit’-versie. De vergadering

beoordeelt de gele kleur unaniem als onleesbaar en zelfs onzichtbaar. Er wordt gevraagd een andere

kleur(schakering) toe te passen.

B.2. Meerjarenplanning.

De meerjarenplanning en budgettering wordt opgemaakt volgens een nieuw en uniform principe voor alle

diensten binnen (en buiten) de gemeente: BBC. Op vandaag is er slechts beschikking over een beperkt

voorontwerp. Er wordt overeengekomen dat het ontwerp zal bekeken worden door Rudy en Romain. Zij zullen

deze toetsen aan de ambitienota die werd opgemaakt door de raad van bestuur van de vorige legislatuur.

Tijdens de komende vergadering wordt deze ter advies voorgelegd.

Ondanks de krappe financiële situatie van de gemeentebesturen blijft onze gemeente

Inzetten op sport:

· we blijven inzetten op inspraak, overleg en communicatie (sportraad werd net vernieuwd met meer

werkgroepen en blijft een afzonderlijk erkend adviesorgaan, regelmatig overleg met de clubs via

de vergaderingen van de diverse secties binnen de sportraad, ruime aandacht voor de clubwerking

op de website, zoeken naar samenwerking met sportclubs);

· erkenning van vrijwilligerswerk; vernieuwen reglement Gouden Merels, topic op website;

· zo veel als mogelijk behoud en onderhoud van de huidige sportaccommodaties;

· waar haalbaar kijken we voor nieuwe accommodaties (onder voorbehoud): matsportenzaal binnen

Masterplan Riderfort, omnisportveld Waardamme, voor de vernieuwing van de sportvloer in sporthal

De Valkaart is een subsidieaanvraag ingediend;

· ondersteunen van de kwalitatieve uitbouw van de sportverenigingen via een doelgericht

subsidiebeleid;

· stimuleren van sportverenigingen tot professionalisering met een bijzonder accent op kwaliteitsvolle

jeugdsportbegeleiding (en eventueel tot onderlinge samenwerking);

· het voeren van een anders georganiseerd sport- en beweegbeleid met het oog op een levenslange

sportparticipatie (fundagen, figuurtraining, zwemlessen, … );

· kansengroepen gelijke kansen krijgen om actief te participeren in sport via een beweeg- en

sportbeleid met aandacht voor transversale samenwerking;

C. VARIA

Gezien het tijdsschema wordt enkel nog volgend punt besproken:

C1. Verzending verslag.

Er wordt gekozen om zowel het verslag als de uitnodiging voor de volgende vergadering elektronisch te

(laten) bezorgen. Uiteraard krijgen de mensen zonder é-mailadres deze zaken per post toegestuurd.

Enkele uitgeprinte versies zullen op een volgende vergadering ter beschikking liggen.

D. RONDVRAAG EN MEDEDELINGEN

Niet behandeld

Verslag raad van bestuur Sportraad Oostkamp 19 november 2013

Aanwezig en verontschuldigd (V):

Romain, Etienne P., Etienne D., Monique, Rudy, Kathy (V), Herman, Serge, Dieter, Marc(V), Veronique, Ellen(V), Lena, Gilbert, Walter, Geert, Schepen Sebastian, Carl.

A. Toelichting BBC – "van visie naar beleidsplan".

In navolging van de toelichting voor alle clubs en adviesraden van zaterdag 26 oktober wordt de meerjarenplanning opnieuw toegelicht en verder uitgediept inzake sport.

Schepen van Financiën Jan de Keyser heeft een toelichting rond de implementatie van het BBC te Oostkamp en de gevolgen voor "sport".

° Selectie uit de krachtlijnen: "verenigingen blijvend ondersteunen, maar meer gerichte steun"; "de gebruiker betaalt een meer marktconforme vergoeding"; "iedereen mee inzake verantwoordelijkheid,.."

° Kant investeringen: wettelijke verplichte zaken – maatschappelijke ‘verplichte’ zaken – eigen keuzes

° Kant besparen: personeel – eigen werking

° Nieuwe ontvangsten: marktconforme prijzen voor infrastructuur, materiaal, dienstverlening, .. – vervuiler betaalt - ..

° Naar sport:

Besparing: reorganisatie openingsuren zwembad

Bijkomende ontvangsten: aanpassen tarieven sportinfrastructuur en -diensten

° Gevolg => beleidsdomeinen en beleidsdoelstellingen; actieplannen, -punten, -acties

Sport onder ‘beleidsdomein’ Vrije Tijd

Door de beperkte tijdsduur wordt vandaag overgegaan tot toelichting, volgende week extra vergadering waarop de adviezen zullen geformuleerd worden.

Verdere toelichting van dossiers Valkaart en Ridderfort; momenteel reeds gegunde werken.

Toelichting door Schepen Sebas naar het voorstel van de nieuwe tarieven. Nota wordt apart doorgestuurd. Principe is een verhoging van ongeveer een 20%, terwijl ook een streven naar een marktconforme aanpassing.

Toelichting door Schepen Sebas naar de toelages.

Vervolg vergadering verdaagd naar 26.11.2013. Aan de leden van de Raad van Bestuur Sportraad Schepen van Sport Sebastian Vande Ginste Sportfunctionaris

Verslag raad van bestuur Sportraad Oostkamp 26 november 2013 (vervolgvergadering van 19 november 2013)

Aanwezig en verontschuldigd (V):

Romain, Etienne P., Etienne D., Monique (V), Rudy, Kathy, Herman, Serge (V), Dieter, Marc, Veronique (V), Ellen, Lena, Gilbert (V), Walter, Geert, Schepen Sebastian, Carl.

A. Agenda

A.1. Goedkeuring verslag

Verslag van 10 september wordt goedgekeurd

A.2. Bijwonen vergaderingen

Graag verontschuldigen indien gekend niet aanwezig

A.3. Logo

Het geel wordt vervangen door zwart (boven cirkel en "sportraad")

B. Adviezen

B.1/2 Toelagen 2013.

Schoolsporttoelage: gunstig advies, aandacht voor: clubs moeten BTW-inbegrepen prijzen vermelden op de schoolsportfiches. Scholen maken nog te weinig gebruik van deze mogelijke toelages (kennismaking schooljeugd met de verenigingen).

Toelage organisatoren: gunstig advies (vraag waarom sommige wielerclubs 3 keer 150 € ontvangen ? Dit komt door de organisatie van 3 mountainbikeritten).

Toelage impulssubsidies: gunstig advies (de toelage was reeds in juni voor de eerste keer aan de sportraad voorgelegd. Zoals steeds moesten we wachten tot het eind van het jaar om te zien of er nog clubs inspeelden op de in het reglement voorziene mogelijkheid tot het organiseren van vorming. Dit jaar deed KVO dat voor het eerst. De herverdeling van het totaalbedrag gaf kleine schommelingen tov het bedrag voorgelegd in juni.

B.3. Gouden Merels (nieuw reglement).

Voorstel wordt toegelicht.

Opmerking: vanuit de raad:

- 1 vertegenwoordig van een adviesraad is misschien wat beperkt, waar het vroeger voor ‘Sport’ een advies vanuit de volledige sportraad was; vanuit de interesse !

- 1 beroepsvertegenwoordiger uit de betrokken sector: moet het een ‘beroeps’ zijn.

Advies wordt:

- Positief met volgende suggesties:

o 2 vertegenwoordigers vanuit de betrokken adviesraad

o ‘beroeps’ schrappen in beide regels

Ondertussen besliste het College van Burgemeester en Schepenen om gedeeltelijk in te spelen op het advies van de sportraad. Er worden 2 vertegenwoordigers van de adviesraden aanvaard. De deskundigen moeten wel beroepshalve/professioneel bij de sector betrokken zijn. Motivering: bij de samenstelling van de vakjury’s werd gestreefd naar een zo groot mogelijke objectiviteit. Die objectiviteit wordt meer gewaarborgd via deskundigen die beroepshalve/professioneel bij de sector betrokken zijn. Nieuw reglement in bijlage.

B.4. Meerjarenplanning.

Ontwerp wordt toegelicht, met de waardes die dit vertegenwoordigt. Enkele vragen krijgen verdere info.

Advies wordt: "Positief advies sportraad"

B.5. Tarieven sport.

Naar aanleiding van de vorige bijeenkomst ontving de voorzitter een bezorgdheid vanuit de basketbalclub; wordt voorgelezen. De prijsverhoging zou voor hen meer dan 20% bedragen. Gelijkaardige opmerkingen kwamen vanuit de zwemclub.

Toeliching over het voorstel van nieuwe tarieven door Schepen:

- algemeen kader:

De verhouding opbrengst/kosten voor de S-divisie (Valkaart en …) is momenteel 1/7; er wordt gestreefd naar een iets grotere tussenkomst.

In vergelijking met de tarieven, door de clubs betaald in 2004 tot 2008 blijven de nu voorgestelde tarieven goedkoper. Dit geldt ook voor de huur van de voetbalterreinen.

- Tarieven worden overlopen. Globaal geen opmerkingen.

- Aanvulling voor gebruik van het zwembad door de clubs waar ze een eigen redder inzetten dan wel beroep doen op een redder van de gemeente. Doel is het stimuleren van het gebruik van eigen clubredders om extra prestaties van gemeentepersoneel te beperken. Het is niet de bedoeling om tijdens de uren dat de redder van de gemeente toch aanwezig is (bvb een voorbehouden zwembaan tijdens publiek zwemmen; het opvullen van de tijdspanne tussen bvb schoolzwemmen en publiekzwemmen) het volle tarief van 12 euro aan te rekenen. Er zal voorzien worden in een tussentarief van 2,50 euro.

Advies: "akkoord, mits geen nieuwe prijsstijgingen binnen deze legislatuur, ook geen indexering (en de opname van het voormelde tussentarief)"

B.6. Toelagereglement.

De verschillende; in samenwerking met de werkgroep toelagen, vernieuwde toelagereglementen worden overlopen en waar nodig toegelicht en verduidelijkt. Deze reglementen zullen nog juridisch nagezien worden, maar in principe niet meer wijzigen qua inhoud. Uitzonderingen hierop zullen worden doorgemaild. Advies: "akkoord", de parochie Steenbrugge wordt in de diverse reglementen geschrapt als ‘beschouwd als Oostkamps grondgebied’. De sportraad zelf laat zijn toelage van 3.100 euro over de 6 jaar heen zakken naar 2.450 euro om een daling (als gevolg van stijging van de toelage ‘kwaliteitsvolle jeugdsportbegeleiding’ door de koppeling aan het stijgende inwonersaantal en de gezondheidsindex en het niet stijgen van de totale toelagepot sport) van de toelagen aan de sportclubs te vermijden. Hier wordt verwezen naar een hogere toelage voor de cultuurraad. Na controle achteraf blijkt dit niet te kloppen. De cultuurraad ontvangt jaarlijks maximum 500 euro toelage.

De nieuwe invulformulieren worden later bezorgd. Voor de sportieve ontspanningsverenigingen duidelijk aanduiden wat ze NIET moeten invullen.

Aanvulling na vergadering: mail op 27 nov: er wordt een wijziging voorgesteld binnen het reglement van "bovenlokale sportevenementen". Grootste wijziging is het weglaten van criteria 2 inzake logistieke steun omdat hierrond nog te veel onduidelijkheden waren (o.a. ivm de politiebeleiding die soms verplicht is, ...) en omdat mij ook enkele zeer praktische vragen bereikten waardoor duidelijk werd dat dit luik ook voor de clubs administratief verre van eenvoudig is. Zoals gisteren reeds aangegeven werd het procentueel gewicht van de criteria verschoven met accent op het draagvlak (aantal deelnemers) van de activiteit. Het nieuwe criterium 2 past in onze globale sportbeleidsvisie waarbij we zoveel mogelijk lokale mensen actief in beweging wensen te krijgen. Gunstig advies via mail.

C. Varia.

Vormingsavond op 3 december om 19 uur over fondsenwerving en sponsoring: volledig passend in het thema van deze vergadering.

Voorstel van vorming 2014: "Netwerken, is facebooken voldoende?" 13 of 27 maart 2014

Een voorstel van data voor de verschillende raden, secties en werkgroepen zal worden opgemaakt en bezorgd, om in de volgende sportraad opnieuw te bespreken.

D. Rondvraag en mededelingen.

Staan reeds op het programma:

- 30 november: zwemkermis

- 19 en 20 maart 2014: Congres van het Instituut voor Sport Beheer (ISB) te Jabbeke.

- 12, 13 en 14: nog te bevestigen data voor het Internationaal voetbaltoernooi Eurocomité (na 4 december).

- IGOS minivoetbaltornooi woensdag 17/9/2014 (3de woensdag september).

Voetbalplein De Piste Oostkamp: nazicht gevraagd van de drainering, een beschadiging onder de piste wordt vermoed. Siemensvoetbalveld: omheining is niet ok.

Cabine schutterclub Oostkamp is bouwvallig: cabine is eigendom van de club zelf.

Er wordt een oproep gedaan om een 2-tal artikels "sportclub in de kijker" te voorzien in voorraad, zodat bij het vrijkomen van ruimte in ‘De Merel’, direct iets kan geboden worden. Het lijstje van vroeger zal weer opgediept worden en de volgende in de rij wordt uitgenodigd om iets op te maken en te bezorgen

Er wordt een vraag gesteld rond de hoge ‘subsidie’ (€ 6000,-) vanuit Oostkamp die de ‘Cyclocross Ruddervoorde’ nog ontvangt naast de logistieke steun die de gemeente reeds biedt. In antwoord verduidelijkt de Schepen dat het niet om een subsidie gaat vanuit ‘sport’, maar om een sponsorcontract die de gemeente aangaat met de organisator. In return ontvangt de gemeente daarvoor publiciteit met oa het plaatsen van het grote logo (binnen tv-beelden); de gratis toegang voor Oostkampse jongeren tot 18 jaar en de korting op de toegangsprijs voor de Oostkampse inwoners.

De voorzitter kondigt nog aan dat er traditioneel ook jaarlijks een activiteit wordt georganiseerd voor de leden van de raad van bestuur en hun partner. Er wordt een deelname in de kosten gevraagd. Gezien dit telkens als een aangename gebeurtenis werd onthaald, zal dit hoogstwaarschijnlijk ook nu weer worden georganiseerd.

De vergadering dankt de (onder-)voorzitter voor de attentie ter gelegenheid van het eindejaar.